Управление снабжением - важная часть производственной деятельности аграрного холдинга. Грамотные специалисты снабжения предоставляют Обществам Группы все нужное для непрерывного производства – посевной и посадочный материал, пестициды и агрохимикаты, технику, запчасти, производственные услуги и многие другие материально-производственные ресурсы (МПР). Как организована работа службы снабжения в сельском хозяйстве, какие цифровые помощники помогают работникам рассказал Владимир Костюченко, начальник управления снабжения, и.о. начальника дирекции снабжения и складской логистики.
Просто о главном
Служба снабжения выполняет полный цикл работ для приобретения товарно-материальных ценностей (ТМЦ), работ и услуг. Начиная с заявок от подразделений и заканчивая поступлением товаров на склад. Исключения – закупка оборудования и услуг в области информационных технологий, строительных услуг и ряда других МПР – они находятся в зоне ответственности централизованных служб. Этапы снабжения и закупки ТМЦ включают в себя:
- планирование подходов, сроков осуществления снабжения;
- обработку заявки и формирование потребности в закупке;
- выбор поставщика;
- разработку договорной документации, согласование и подписание договора;
- контроль исполнения обязательств поставщиком в части поставки товаров на склад или оказания услуги;
- размещение и хранение товаров на складе, комплектация перед отпуском со склада;
- выдачу товара заказчику;
- контроль и прогноз складских остатков;
- утилизацию ТМЦ, которые утратили эксплуатационные характеристики, и реализация невостребованных ТМЦ.
Сотрудник отдела снабжения сопровождает заявку до ее полного завершения. Он контролирует проведение оплаты по договору, проверяет сроки и качество доставленного товара. Если будут нарушения, специалист инициирует претензионную работу. Ее результат – разрешение споров путем переговоров или в суде. В последнем случае специалист по заявке собирает документы и аналитику для передачи в юридический отдел.
Чтобы ТМЦ не залежались на складе, отдел снабжения осуществляет регулярный мониторинг складских остатков. Отслеживает сроки годности товаров и обращает внимание на необходимость вовлечения их в производственный оборот. Если в результате длительного хранения товар все же утратил первоначальные свойства, его заносят в программный учет и исключают из остатков, предназначенных для использования. Отходы доставляют на предназначенные для их накопления полигоны либо передают сторонней компании на утилизацию или переработку.
Другая ситуация – когда отсутствуют товарные запасы на складе или необходимо получить работы или услуги. В этом случае в процесс вступает служба закупок. «Эта служба была сформирована как отдельное подразделение для взаимодействия с внешней средой по поиску поставщиков, анализа их коммерческих предложений и цен, определения поставщиков и подрядчиков», – говорит Владимир.
Специалист снабжения взаимодействует с поставщиками, координирует передачу ТМЦ на склад, в том числе с использованием собственных транспортных ресурсов. На этом этапе участниками цепочки поставки также являются служба логистики и участки снабжения обществ Группы.
Акцент на централизованных закупках
Все приобретения в группе делятся на 2 блока: централизованные и децентрализованные закупки в зависимости от групп номенклатур МПР, их стоимости и требуемых сроков поставки.
Децентрализованный способ применяется в 2-х случаях: когда нужна закупка недорогих деталей или для обеспечения потребности по срочным заявкам в запасных частях и вспомогательных ТМЦ. «Неэффективно по централизованной схеме закупать запчасть для срочного ремонта комбайна, который нужно быстро ввести в строй. Допустим, она стоит двадцать тысяч рублей и нужна в ближайшее время. В рамках децентрализованной схемы закупок участок снабжения общества Группы обратится к ближайшим поставщикам, с которыми заключены договоры. Он получит деталь, заберет первичные сопроводительные документы, и уже после этого произойдет оплата товара», – пояснил Владимир.
В остальных случаях приобретения ТМЦ проходят централизованно. Такая структура позволяет оптимизировать ресурсы – экономить на доставке ТМЦ, получать скидки за больший объем заказа и максимальный эффект от торгов. «Мы можем контролировать выполнение обязательств поставщиком в целом по Группе и применять рычаги давления, если это нужно», – отметил Владимир.
Преимуществом также является развитие профессиональных навыков у сотрудников отдела. Если специалист долго работает в одном направлении – допустим, регулярно закупает средства защиты растений, – он приобретает узкоспециализированные знания, быстрее, компетентнее принимает решения и эффективнее использует свое время.
Но у такого способа проведения закупок есть минусы: в процессе задействовано большое количество согласующих участников, что в свою очередь увеличивает срок исполнения заявок.
Таким образом, небольшие недостатки у централизованных закупок есть. Но в сравнении с децентрализованными, их главные преимущества – возможность использования эффекта масштаба для получения низких цен и лучших условий поставок, а также усиление контроля за их проведением.
Специфика снабжения для полей
Сельское хозяйство в части снабжения отличается некоторыми особенностями:
- Фактор погоды – ключевой в успешности сельскохозяйственного предприятия. Главная задача снабжения – выполнить заявку максимально быстро. Подготовиться ко всем климатические изменения невозможно так как создание запасов требует больших финансовых вложений.
- Цены на сельскохозяйственную продукцию сильно зависят от рыночного ценообразования. В условиях ограниченных ресурсов, в ряде случаев компания не может создавать запасы, даже если захочет вложить деньги.
- Растения, плодовые культуры легко повреждаются и быстро портятся. Этот фактор также обязывает снабжения быстро реагировать;
- Годами компании обживаются хозяйственными постройками, которые спустя десятки лет нужно поддерживать в исправном состоянии. Например, в ГК «АГРОИНВЕСТ» есть парк техники большого количества брендов. Особенность работы снабжения заключается во взаимодействии с большим количеством поставщиков при обеспечении потребности по широкой номенклатуре ТМЦ.
- Специфика работы в сельском хозяйстве обязывает снабженцев закладывать бюджеты на сезон и даже год. Планирование потребления, в отличие от возникающих срочных потребностей, позволяет провести полноценные закупочные процедуры, получить максимальное снижение цены и при этом обеспечить поставку МПР к требуемому сроку.
- Агрохолдинг – юридическое лицо, а не небольшое фермерское хозяйство. Каждая покупка проводится по договору и требует полноценного документационного сопровождения.
Прогресс снабжения
«30 лет назад были кооперационные цепочки. В кооперации входили все предприятия, задействованные в связке, вплоть до производства товаров и поставки сырья для изготовления. Например, в советском союзе торгов не проводили. Задача снабжения на тот момент времени сводилась к ведению документарных операций, соблюдению сроков подачи заявки и получению документов. Не существовало уже привычных нам сейчас информационных технологий. Проводить торги, вести переговоры, анализировать данные было невозможно. Основные рабочие инструменты снабженца в советское время – справочник, телефон для осуществления коммуникации»
Спустя десятилетия снабжение остается одной из базовых функций материально-технического обеспечения предприятий. Но в настоящее время компании перестали уделять внимание отдельным операциям по выполнению заявок. Они нацелены на построение общего процесса управления снабжением в контексте основных целей. Актуальным стал вопрос подбора программного обеспечения для управления эффективностью закупок. Такие системы автоматизируют процесс, контролируют расходы, гарантируют прозрачность и результативность.
«В каждой избушке – своя погремушка»
Специалисты управления снабжения работают с большим потоком данных. В работе им помогают инновационные приложения – автоматизированное рабочее место (АРМ) снабжения и АРМ закупок. Это эффективные программы для планирования и управления процессами.
Автоматизированное рабочее место специалистов снабжения упрощает все процессы в цепочке и выполняет ряд функций:
- Программа осуществляет мониторинг и приемлемость складских остатков. Помогает закрыть заявки на потребление, инициировать внутригрупповые обороты (ВГО - перемещение товаров с остатков других обществ), обозначить потребности в пополнении запасов;
- АРМ ведет сквозные цепочки поставок. В цепочку документооборота обязательно входят документы: заявка на потребление, договор, счет, спецификация, информация о поступлении МПР и его оплате;
- Инновационная программа автоматически отправляет сообщения ответственным лицам: указывает какие этапы процесса ждут выполнения, согласования. Например, если специалист не успевает самостоятельно проконтролировать работу, приложение ему напомнит об этом.
Автоматизированное рабочее место специалистов по закупке также проводит вычислительные операции и помогает более эффективно использовать трудовые ресурсы.
Владимир отмечает: «Необходимо совершенствовать специализированные приложения служб снабжения и закупок. Например, интегрироваться с данными по финансовой деятельности для оперативного выявления просроченных авансов и кредиторской задолженности. Это поможет их своевременно вернуть и погасить. Кроме того, требуется повышение уровня автоматизации всех процессов: переход от учётной роли приложений до роли управляющей, предлагающей варианты решений, сигнализирующей об их прогнозируемых последствиях. Например, чтобы приложение не только отслеживало внутригрупповые остатки, но и сообщало с каких Обществ и в каком количестве экономически целесообразно получить ТМЦ».
Каждый день сотрудники служб снабжения и закупок выполняют в АРМ операции по хранению, обработке, анализу информации. Программа доказала свою эффективность – на текущем этапе реализации она удобная, быстрая и функциональная. Но несмотря на все преимущества, приложение не обладает искусственным интеллектом и не заменит человека. Пользоваться устройством и анализировать данные сможет только специалист, который имеет высокую квалификацию в сфере снабжения и закупок, а также по узким направлениям в нашей Группе.
Погружение в профессию
«На мой взгляд в стране нет программ полноценного высшего образования по профессиональной подготовке специалистов по снабжению и закупкам. Поэтому найти готового специалиста, тем более из сельскохозяйственной сферы, обладающего необходимыми знаниями и компетенциями чрезвычайно сложно, – рассказывает Владимир. – Хороший работник должен уметь самостоятельно погрузиться в специфику работы, выделить время на обучение и регулярно искать новые знания. Для нашей работы важно общаться и заводить знакомства, быть гибким к изменениям, легко реагировать на нововведения и быстро принимать решения. Нужно обладать способностью анализировать большой объем данных и быть грамотным».
Можно сказать, что найти сотрудника с полным набором компетенций невозможно. Поэтому важно применять систему наставничества и обучения. Опытные сотрудники помогут подтянуть уровень специалиста, а профессиональные навыки сформируются в процессе выполнения задач. По словам Владимира, коллектив всегда готов поддержать новых работников – помогают с возникающими вопросами, обучают шаблону действий, разработанному именно для применения в нашей компании. Управление снабжения в рамках сельхозпроизводства имеет ряд характерных особенностей. Оно выполняет стандартный цикл работ по обеспечению МТР с ориентиром на особенности отрасли. Специалисты службы всегда на связи – мониторят цены, проводят торги, оперативно делают контроль складских остатков, полностью сопровождают сделку: начиная от обработки заявки и заканчивая контролем финального расчета по договору. Но особое внимание они уделяют качеству закупаемого товара и скорости обработки заявки. Поскольку работа с растениями и требует бережного отношения и учета потенциальных климатических угроз.
Группа «АГРОИНВЕСТ» продолжает уверенно двигаться вперед – создает и улучшает инновационные направления деятельности. В работе специалистам помогают мобильные приложения – АРМ снабжения и АРМ закупок. В таких условиях сотрудники чувствуют себя уверенно. Они готовы развивать свои компетенции и вместе с компанией двигаться на встречу перспективного будущего.
